Preservasi Digital
Arsip asli dalam bentuk kertas dari abad ketujuhbelas dan kesembilanbelas telah lama rusak dan masih terus digerogoti tinta, gerusan kadar asam, pengubahan warna kertas menjadi cokelat serta tulisan memudar. Di tahun 2012, sesudah satu tahun melakukan persiapan, ANRI dan Yayasan Corts membangun sebuah pemindaian menggunakan fasilitas teknologi tinggi dan mulai melakukan digitalisasi koleksi sejumlah besar arsip tulisan tangan tertua di ANRI. Bagian pelestarian dari proyek ini dikenal dengan nama DASA: Digital Archive Systems at ANRI. Melakukan digitalisasi tidaklah sama dengan memindai dokumen yang lazim dilakukan. Digitalisasi merupakan pelestarian karena tampilan digital pada waktunya nanti menggantikan naskah kertas yang asli.
Sesudah dilakukan digitalisasi. Arsip kertas tetap disimpan dalam depot tetapi masyarakat umum tidak dapat lagi mengaksesnya. Arsip kertas terus hanyut dalam proses kerusakan. Pelestarian digital dilakukan dengan spesifikasi dan perhitungan optikal yang obyektif, dan dikenal sebagai ‘melestarikan tampilan’ isi yang ditulis pada kertas yang rentan menjadi lapuk dan dialihkan melalui digitalisasi kepada piranti penyimpanan lain. Dengan demikian maka sebuah depot atau tempat penyimpanan digital dibuat untuk melestarikan isi dari arsip kertas yang asli. Digitalisasi adalah sebuah metoda untuk melestarikan isi arsip.
Melestarikan tampilan memerlukan pendekatan yang canggih. Dapat dilakukan dengan menggunakan kamera foto digital atau alat pemindai buku. ANRI dan Yayasan Corts memilih alat pemindai Zeutsche OS 14000 A1 yang sering digunakan untuk memindai jilid-jilid tebal dengan baik. Alat ini diberi kalibrasi yang sempurna di pabrik Zeutschel di Tubingen, Jerman dan dengan alat ini diperoleh hasil pemindaian 3D berwarna yang berkualitas tinggi, bahkan sudah pada awal pemakaiannya. Dengan bantuan ahli-ahli dari Belanda, pemindaian dilakukan sesuai Petunjuk Metaformoze Preservation Imgaging Guidelines 1.0 (April 2012). Untuk keterangan yang lebih rinci, para peneliti dipersilahkan membuka: www.metamorfoze.nl/guidelines.
Melakukan digitalisasi sesuai standar mutu terbaik di dunia, perlu dilengkapi dengan menyiapkan sebuah tempat penyimpanan mumpuni untuk jangka panjang. Ribuan hasil pemindaian harus disimpan sedemikian rupa sehingga kaitannya dengan yang asli masih bisa dirunut dengan bantuan sistem manajemen arsip. Hasil pemindaian bermutu tinggi dari berjilid-jilid arsip asli dan membangun sebuah sistem manajemen arsip yang baik merupakan unsur-unsur krusial untuk pelestarian berskala besar.
Pemindaian di ANRI dilakukan oleh sebuah tim operator yang terlatih dan ahli TI (Teknologi Informasi) dari unit preservasi dan TI di ANRI. Dua kelompok masing-masing terdiri dari dua operator melakukan Universal Test Target (UTT) dan membuat analisis pada hasil setiap hari. Sebuah alur kerja yang terorganisasikan dengan baik menjamin hasil keluaran per minggu sebanyak 4 – 5.000 hasil pemindaian dalam bentuk TIFF dan JPG.