Organisasi

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Yayasan Corts (The Corts Foundation – TCF) mulai mengembangkan sebuah Proyek Sejarah Digital di awal 2010. Dalam tahun yang sama, pemerintah Indonesia mengakui TCF sebagai sebuah Organisasi Non-pemerintah Internasional (INGO) dan memberi izin kepada yayasan itu untuk berkiprah di Indonesia. Sesudah terdaftar sebaga sebuah INGO, ANRI dan TCF menandatangani sebuah Memorandum Kesepakatan pada tanggal 18 Mei 2011. Kedua pihak sepakat untuk memulai program digitalisasi dan akses publik fokus khususnya pada arsip VOC yang sudah rentan. Nama proyek untuk pengembangan teknologi adalah DASA: Digital Archives Systems at ANRI.

Program dipimpin oleh sebuah Dewan Program yang terdiri dari tiga staf ANRI, dua anggota dewan TCF dan Perwakilan TCF di Indonesia. Dewan Program diketuai oleh seorang professor seniorIndonesiadi bidang sejarah yang independen. Semua keputusan yang diambil Dewan Program harus disahkan oleh Direktur Jenderal ANRI dan dewan TCF di Negeri Belanda.

Program dipantai serta diarahkan oleh Dewan Penasehat independen yang terdiri dari pakar sejarah. Dewan Penasehat khususnya memerhatikan seleksi seri-seri arsip yang dipilih serta dokumen-dokumen untuk diterbitkan. Dewan ini memberi arahan kepada Dewan Program, Direktur Jenderal ANRI, serta Dewan TCF di Negeri Belanda, minimal sekali dalam satu tahun.

Implementasi program dilakukan oleh dua kelompok proyek, dikelola oleh Deputi bidang Administrasi Arsip ANRI dan Perwakilan TCF. Kelompok pertama melakukan penyiapan isi atau konten (Kelompok atau Tim Konten). Kelompok ini terdiri dari para arsiparis ANRI, sejarawan, ahli bahasa dan penerjemah. Cakupan kegiatannya adalah penelitian arsip, dengan kegiatan utama membuat transkripsi dari berkas-berkas entri sekunder seperti daftar-daftar dan dokumen-dokumen lepas yang diperuntukkan bagi koleksi Harta Karun. Kelompok Konten atau Kelompok Isi juga menyiapkan arsip yang akan dipindai. Sebagian besar kegiatan adalah menambah metadata pada pemindaian dengan menggunakan piranti penyimpanan yang khusus dikembangkan untuk program ini.

Kelompok kedua yaitu Kelompok Pemindaian dan Kelmpok IT melakukan pemindaian dari arsip kertas asli dan publikasi sumber abad ke-sembilanbelas serta penyimpanan hasil pemindaian yang tahan lama; selain itu juga membantu mengembangkan sistem manajemen arsip. Kelompok ini terdiri dari sejumlah operator pemindaian, ahli pemindaian dan ahli Teknologi Informasi. Pada tahap awal pengembangan untuk menjalankan situs dan penyimpanan hasil pemindaian, beberapa konsultan dan perusaaan dari Belanda dan Italia dilibatkan.